La formación es una área de gestión de Recursos Humanos para la que siempre falta tiempo y dinero, especialmente si pensamos en formación de forma tradicional.
Y es que todavía la formación convencional en un aula sigue siendo en muchos casos la base de los programas de formación en la empresa aunque no es, realmente, la forma que más usamos para formarnos.

Si preguntamos al departamento de formación quién ha formado a (por ejemplo) el equipo comercial,  seguramente no sabrán quien ayudó a los comerciales a conocer muchos detalles del producto, o quien pasó tiempo para solucionarles dudas sobre el CRM que planifica su trabajo, quizás no sepan como aprendieron a usar usan Linkedin para encontrar clientes o no tendrán ni idea de aquellos tutoriales en Youtube que han usado o la información de Wikipedia que les echó una mano en aquel problema…o tantos pequeños soportes recibidos a cada paso en tantas acciones del día a día … y en cambio han recibido toda esa formación, esa formación  invisible.

La mayor parte de la formación que recibimos no tiene formadores designados, aulas, convocatorias, “exámenes” y diplomas porque no es una formación programada.

Nuestras necesidades reales de formación requieren respuestas tan flexibles, inmediatas, innovadoras y de calidad que ningún departamento de formación tradicional tiene los recursos para satisfacer las demandas de cualquiera de nosotros en esta nueva “sociedad del conocimiento”: se necesita la colaboración de todos los miembros de la organización (y más) para poder permitir a todos alcanzar el conocimiento necesario para afrontar los constantes cambios a los que estamos sometidos.
Esto no lo puede gestionar por sí solo un departamento de formación de forma tradicional. Y lo digo por experiencia.

La formación invisible

Nos formamos cuando nos fijamos en como trabajan nuestros compañeros más veteranos, cuando les preguntamos sus trucos y los ensayamos nosotros mismos o cuando, a base de equivocarnos o con Google, encontramos una solución a un problema. Esto a veces se le llama formación informal, a mí me gusta más llamarlo formación invisible.

Las pequeñas experiencias de cada día en la resolución de las dificultades que se van presentando generan un capital de conocimiento: ocurre cuando te peleas con Excel por acabar aquella gráfica y buscas información o hablas con compañeros; o cuando intentas solucionar el conflicto que has tenido con otro departamento y piensas en estrategias,  pides consejo… y hoy toda la búsqueda de conocimiento es increíblemente más fácil gracias a la tecnología.

Si tradicionalmente FORMACIÓN es un concepto muy centrado en acciones en aula y la EDUCACIÓN se ha usado con un sentido más amplio hacia la vida en general: creo que la frontera entre ambas se ha borrado y diría que la formación en el trabajo se ha convertido en “EDUCACIÓN PROFESIONAL” con predominancia de la formación invisible, difusa y ultraflexible.

El aprendizaje es básicamente no formal y aprendemos más -y lo hacemos sin ser conscientes- cuando no hay un control estricto sobre el aprendizaje como ocurre en la formación tradicional.

Gestionar la formación invisible

Nos movemos en una sociedad del conocimiento, interconectada como un plato de espagueti y hacer posible el acceso al conocimiento para todos, en cualquier momento o lugar debe ser la prioridad.

Porque el conocimiento caduca muy rápido por eso debe estar accesible para que cada cual puede adaptar su progreso a su propio ritmo.

Todo ese caudal de conocimiento invisible e importante requiere gestión:  pero de una manera distinta a la formación convencional.

La formación dentro de las organizaciones es auténticamente útil si te enseña a resolver problemas reales, cuando se producen,  en el momento en que la necesitas y te permite desenvolverte y ser competente en situaciones de tu vida de trabajo diaria.

Sería fantástico si hemos previsto acciones con una contrastada calidad pedagógica para cada momento de necesidad pero, en la mayoría de casos, no será así. Cuando alguien necesita formarse inmediatamente, porque lo requiere, lo hará como pueda y nos encontraremos frente a acciones de formación “invisible”:  y para esa formación no se suelen dedicar recursos.

Eduard C. Linderman (1885-1953) 

«Toda la vida es un aprendizaje»

¿Por qué el impacto de la formación invisible es tan grande y es tan importante actuar sobre ella?

A diferencia de muchas formaciones programadas, la formación invisible la busca el propio usuario, no es impuesta.

La formación invisible se caracteriza porque es la persona quien decide aprender, porque quiere y cuando lo necesita.

Puedes llevar a una persona a formación pero no puedes obligarla a aprender.

Si como decía McClelland  -Harvard años 70-  las «competencias nacen de la interacción de destrezas, aptitudes y actitudes»:  la actitud activa de aprendizaje tiene un impacto muy relevante en el resultado de competencias de cada persona.

En otras palabras «aprendes lo que has decidido aprender» y el efecto de ese aprendizaje deseado genera un efecto muy duradero, tanto como los maestros que tuvimos en la escuela, de ahí su importancia.

Tradicionalmente, la formación reglada (o formal) suele tener una importancia decreciente en nuestras vidas:

Pero ahora, las posibilidades que nos brinda la tecnología relegan mucho más el papel de  la formación formal.

Como decía Jay Cross: El aprendizaje formal es como viajar en un autobús: el conductor decide hacia dónde va el autobús, la hora de salida y las paradas. El aprendizaje informal es como andar en bicicleta: el conductor elige el destino, la velocidad y la ruta.

Nuevas formas de gestionar la formación en las organizaciones

En este contexto una parte del trabajo de los departamentos de formación debe centrarse más en ser facilitadores de contextos de formación más que organizadores de cursos porque el conocimiento es demasiado complejo para gestionarlo de la forma convencional.

La formación invisible, más que ser controlada puede ser estimulada y quizás lo mejor que puede hace la empresa es darle espacio y procurar que sea de calidad.
Y no suele dedicarse mucho presupuesto a esto.

La tecnología puede servir para mucho más que para darle un aspecto moderno a la formación de aula y seguir haciendo lo mismo con mejores proyectores o cursos online.

La premisa de base para generar una formación de calidad es que la información debe estar accesible, ser abierta.

La innovación y el crecimiento profesional se nutre de flujos de información: pero información de calidad. Si necesitamos información y no la obtenemos con facilidad acabaremos inventándola o suponiéndola.

Si la organización «guarda» la información relevante ésta dejará de ser relevante en poco tiempo.

Porque, si partimos de la base de que la formación va a producirse el único problema que tendremos que afrontar será ¿Cómo ayudamos a que lo aprendido sea lo correcto?

En la práctica pienso que deberíamos centrar la formación mucho más en el puesto de trabajo, con situaciones reales e información relevante y actualizada y dejar para las aulas aquello imprescindible.

Y cuando no es posible el entorno real, crear un entorno de simulación también es útil.

El trabajo de mentoring , por ejemplo, debería tener mucho más protagonismo.
Tener un mentor permite alcanzar esa mezcla de experiencia aplicada, práctica supervisada y comentario reflexivo que los adultos necesitamos en nuestro aprendizaje.

Aprender lo relevante en su propio contexto permite conocer la influencia real de lo que aprendes y su importancia.

Me gustaría destacar también la rotación de puestos: es una herramienta que fuerza el conocimiento poniéndonos en situaciones nuevas para las que desarrollar nuevas competencias. Hablaba de la importancia de la rotación en el post sin renovación ¿cómo vamos a desarrollar a los jóvenes?.

Pero la función de formación no debe encomendarse a cualquiera sino aquellas personas que la organización estime que realmente conocen bien su función.

¿Cuántas empresas han hecho una lista de conocimientos clave y han determinado a quien hay que preguntar en la empresa para saber “lo que hay que saber”?

Aclarar en la organización dónde están las fuentes de conocimiento y hacerlo accesible reducirá mucho la incertidumbre y mejorará la calidad de la formación «invisible».

Creo también en el poder de las redes sociales internas y blogs corporativos como método de comunicación y aprendizaje colectivo. Una especie de «máquina de café» virtual para facilitar las conversaciones de equipos dispersos y poder colaborar de forma remota y compartir información.

Otro elemento que va a favorecer una formación de calidad es la gestión del espacio en la empresa. Si una empresa dispone de espacios en los que sea fácil reunirse y hablar e intercambiar información ese intercambio se produce.

Crear espacios de interacción y  conversación es una «tecnología» potentísima.

Si hay que esperar días para tener una sala de reuniones disponible es difícil fomentar que se compartan conocimientos.

Pero no sólo me refiero al intercambio interno, deberíamos fomentar que todos los empleados acudan (fuera de la empresa) a conferencias de nivel y hagan networking tanto personal como en redes sociales.

La ventaja competitiva de los negocios del siglo XXI está cada vez menos en sus recursos materiales y más en en generar beneficios para el cliente a través del talento de las personas.
El conocimiento profundo de su profesión de de todo el equipo se convertirá en la ventaja competitiva de nuestro negocio que las demás empresas no van a poder imitar fácilmente y ello sólo será posible si activamos el conocimiento en red.

El capital intelectual de la organización (Quinn, Anderson y Finkelstein, 1996), y los beneficios de la comunicación en red crecen de manera exponencial según aumentan los nodos y las conexiones que generan relaciones: «dos personas que intercambian conocimientos consiguen un crecimiento lineal de información y experiencia; si después comparten sus nuevos conocimientos con otras personas, el beneficio es exponencial. «

 

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