Ser el primer responsable de Recursos Humanos en una empresa es todo un reto.
Una amiga me contaba que se incorporó a una empresa mediana que, por primera vez, se decidió a contratar un especialista en Recursos Humanos:
la empresa había crecido, empezaban a notar que les costaba encontrar buenos profesionales o se les marchaban sus mejores empleados a medida que mejoraba la situación económica y decidieron -por primera vez- profesionalizar la gestión de personas.

Ella estaba muy ilusionada con las posibilidades del puesto, pero su problema inicial es la avalancha de temas a los que se tiene que enfrentar:
un problema común para quien, por primera vez, intenta poner orden a la gestión de Recursos Humanos en una organización donde no ha habido una gestión profesional específica.

En estos casos ocurre que -con buena voluntad- uno empieza a querer dar servicio a todas las peticiones que recibe y se pierde en un mar de trabajos que parecen no tener fin ni llevar a ninguna parte.

Cuando se busca literatura especializada, la mayoría de los artículos que puedes encontrar sobre Recursos Humanos suelen referirse -implícitamente- a toda una serie de objetivos, políticas y procedimientos que difícilmente encontramos en muchas empresas:

HR Analytics o Gestión del Talento pueden sonar a chino en muchas organizaciones porque la mayoría de las empresas son pequeñas y medianas y es posible que ni siquiera tengan un cuadro de mando de datos básicos sobre su personal.

¿Quién se preocupa de HR Analytics si todavía o no se ha aclarado si se aplican correctamente las categorías profesionales de su convenio?

Según el INE , en España sólo un pequeño % de las empresas tiene más de 20 empleados y, la mayoría, no tienen ninguno:

Así que hay muchas posibilidades de que, si trabajas en RRHH, estés en una organización en la que probablemente hay pocos “recursos humanos dedicados a recursos humanos” y pocos recursos tecnológicos dedicados a la gestión de personas.

Priorizar es la clave

Vamos a priorizar las tareas cuando tenemos que empezar a poner orden en un departamento de Recursos Humanos.

¿Por dónde empezarías tú?

Voy a comentar sólo tres de los primeros puntos y quizás en otro artículo continuaré por el resto.

Para mi la base de cualquier “edificio” de recursos humanos es el cumplimiento estricto de leyes y regulaciones y el “control transaccional”.

1.-El rigor legal

Más allá del ruido de las muchas peticiones pendientes para el nuevo responsable de recursos humanos, lo primero va a ser revisar la aplicación del convenio en todos sus aspectos.

Este tema no parece muy glamuroso pero te va a resultar esencial.

¿Qué tal si empiezas revisando estos temas?:

• ¿Los salarios, la estructura de la nómina y los conceptos de la nómina se ajusta a lo marcado en el convenio colectivo / legislación laboral?
• ¿Las Categorías /grupos profesionales actuales corresponden al convenio?
• ¿Los tipos de contrato utilizados se ajustan a la normativa laboral?
• ¿El calendario de pago de nóminas se ajusta al convenio?
• ¿Las horas trabajadas se ajustan al convenio?
• ¿Las horas extra se ajustan a la normativa laboral?
• ¿Hay un sistema de control horario que se ajusta a la normativa?
• ¿Se está cumplimiento del convenio en materia de permisos retribuidos…?

Se trata de cimentar la confianza de los empleados en la organización y en la seriedad de la empresa respecto a leyes, regulaciones y controles y evitar también riesgos legales y financieros.

Una forma importantísima en la que el nuevo responsable de recursos humanos va a ganarse el respeto de los empleados y el equipo directivo es cuando pone orden en lo más fundamental en las relaciones de trabajo.

Cuando los empleados de una organización confiamos en que nuestra empresa se preocupa de respetar nuestros derechos fundamentales empezamos a construir, con buenos fundamentos, las bases de un equipo productivo.

Vamos por el segundo punto…

2.- Los procedimientos

En estos primeros pasos creo que deberías, si estás empezando un nuevo departamento, combinarlos con una revisión básica de procesos y procedimientos de administración.

Los salarios, las selección, la formación… constituyen uno de los costes más importantes de una empresa y es fundamental que haya procedimientos que aseguren la calidad de la información y se documenten las decisiones tomadas.

Se trata de asegurar una trazabilidad de las decisiones y un control de las modificaciones sobre cualquier aspecto de recursos humanos (salarios, contratos, inicio de una selección o formación, categorías, ausencias…) para prevenir errores y que información no autorizada llegue a alterar las condiciones de trabajo, el importe de la nómina o cualquier proceso de rrhh.

En mi modesta opinión: En recursos humanos olvídate de las aprobaciones verbales o seguramente te arrepentirás

La información relevante que afecta a RRHH debe llegar correctamente autorizada y documentada, no me refiero solamente al pago de una hora extra o una comisión de ventas sino a cualquier otra decisión que afecte a la gestión de personas: un cambio de puesto, el inicio de una selección o una formación… Sino podemos encontrarnos que hay más documentación de cualquier gasto minúsculo con tarjeta de crédito que de una contratación que cuesta muchos miles de euros.

Convertir la función de recursos humanos en un apoyo de la dirección general evitando riesgos reputacionales para la empresa, riesgos financieros (multas de la inspección de trabajo o seguridad social) o reclamaciones de los empleados me parece previo a tu trabajo en la mejora de procesos de mayor nivel de gestión.

3.- Gestiona la contratación desde el principio

Gestiona desde el principio todas las necesidades de contratación y asegura que se controla contratación, incluida la contratación de personal temporal.

No delegues la decisión final de contratación, participa siempre o la nueva función de Recursos Humanos se percibirá como una función administrativa. Además si la responsabilidad de decidir las contrataciones la delegas a las unidades de negocio, podría producirse una relajación de los controles de contratación que quizás debas tú luego solucionar.

Considero que

El futuro de la empresa se juega en cada contratación

Y por tanto desde el principio desde recursos humanos debemos estar implicados.

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